Talep Sistemi E-posta Ayarları

Ayarları düzenleyin ve “değişiklikleri kaydet” butonuna tıklayın.

Gelen E-posta İşleyici Ayarları

Gelen posta işleyici, belirtilen e-posta kutularını her 1-5 dakikada bir kontrol eder ve gelen e-postalardan Talepler oluşturur. E-postalar daha sonra gelen kutusundan silinir veya okundu olarak işaretlenir (Ayarlar’a bağlı olarak).

• Kayıtlı olmayan kullanıcılardan gelen e-postaları kabul et - bu seçenek AÇIK olduğunda, Talep Sistemi gelen TÜM e-postaları yeni Talep olarak oluşturur. Eğer e-posta adresi sistemde yoksa, Talep Sistemi yeni bir kullanıcı oluşturur ve rastgele bir şifre atar. Kullanıcı daha sonra “şifremi unuttum” bağlantısıyla şifresini sıfırlayabilir.
• Yeni Talepler varsayılan Kategoriye gitsin - e-postalardan oluşturulan yeni Talepler için varsayılan Kategori.
• TO ve CC alanındaki tüm e-postaları Talep abonelerine ekle - varsayılan olarak Talep Sistemi, TO ve CC alanındaki tüm alıcıları Talep abonelerine ekler. Aboneler Talep ile ilgili tüm güncellemeleri alır. Bu seçenek kapalıysa yalnızca orijinal gönderici abone olur.
• Yönlendirilmiş e-postalardan orijinal göndericiyi çıkar - Gelen e-postayı Destek adresinize yönlendirdiğinizde, Talep Sistemi orijinal göndericiyi tespit etmeye çalışır ve onun adına Talep oluşturur. Bu özellik özellikle e-postalar kişisel adrese gelmişse çok kullanışlıdır. Dikkat edilmesi gerekenler:
  1. Yönlendirme yapan e-posta adresi sistemde kayıtlı olmalı ve “teknisyen” yetkisine sahip olmalıdır
  2. E-posta konusu “Fwd:” veya “Fw:” içermelidir, böylece sistem yönlendirme olduğunu anlayabilir

Gelen e-posta nasıl çalışır

• Talep Sistemi yazılımı belirli e-posta hesaplarını her 5 dakikada bir kontrol eder. SaaS sürümü ayrıca size verilen varsayılan Destek posta kutusunu da içe aktarır.
• Bir e-posta algılandığında, Talep Sistemi bunu bir Talep’e (veya mevcut Talep’e yorum olarak) ekler ve mesajı sunucudan siler.
• Not 1: Eğer sunucuya bağlanırken üst üste 5 hata oluşursa, sistem e-posta hesabını geçici olarak devre dışı bırakabilir. Bunu tekrar aktif etmek için “Yönetici - E-posta Ayarları - Gelen e-posta hesapları” bölümüne gidin.
• Not 2: CC adresleri bulunan e-postalarda, CC kullanıcıları yeni oluşturulan Talep’e eklenir (sadece yeni mesajlar için geçerlidir).
• Not 3: Sistem; spam, “teslim edilemedi” raporları, otomatik yanıtlar ve postmaster@, noreply@ gibi adreslerden gelen e-postaları filtreler.

Yerleşik Destek posta kutusu (SaaS sadece)

Her SaaS Talep Sistemi hesabı varsayılan olarak şu formatta bir posta kutusu içerir: Destek@firma-adi.isimsoftware.com. Buradaki firma-adi, hesabınıza özel URL’yi temsil eder. Bu adrese gelen her e-posta otomatik olarak Destek Talebi’ne dönüştürülür.

Belirli bir Kategoriye yönlendirme yapmak için şu formatta özel e-posta adresi kullanabilirsiniz: Destek-3221@firma-adi.isimsoftware.com. Bu örnekte 3221 hedef Kategori ID’sidir.

Sadece “Destek” kullanmak zorunda değilsiniz. Örneğin: satış-3221@firma-adi.isimsoftware.com gibi farklı adresler de oluşturabilirsiniz. Bu yapı, farklı Kategoriler için gelişmiş yönlendirme ve otomatik yanıt sistemleri kurmanıza olanak sağlar.

E-posta yönlendirmesi kurma

Talepleri almaya başlamanın en kolay yolu, mevcut e-posta kutunuzdan isimsoftware adresinize yönlendirme yapmaktır (Destek@firma-adi.isimsoftware.com). Aşağıda yaygın servisler için adımlar bulunmaktadır.

Microsoft 365 / Outlook

1. Exchange yönetim merkezini açın
2. Mail flow → Kurallar bölümüne gidin ve yeni kural oluşturun
3. Kural adını girin
4. Şu durumda uygula kısmında alıcıyı seçin
5. Yapılacak işlem kısmında mesajı yönlendir seçeneğini seçin
6. isimsoftware adresini girin ve kaydedin

Alternatif olarak Outlook Web’de Ayarlar → Mail → Yönlendirme bölümünden de ayarlayabilirsiniz.

Gmail / Google Workspace

1. Ayarlar → Tüm Ayarlar → Yönlendirme ve POP/IMAP
2. Yönlendirme adresi ekleyin
3. Onay e-postasını Talep Sistemi üzerinden doğrulayın
4. Yönlendirmeyi aktif edin
5. Ayarları kaydedin

Diğer sağlayıcılar

Genellikle “Yönlendirme”, “Mail forwarding” veya “Mail flow rules” ayarlarını kullanarak isimsoftware adresinize yönlendirme yapabilirsiniz.

domain.com. IN TXT "v=spf1 a:hmail.isimsoftware.com a:hmail2.isimsoftware.com ~all"