Yönetici Sayfaları
Talep Sistemi Otomasyon Kuralları
Otomasyon kuralları, Talep Sistemi uygulamasına yerleşik olarak bulunan bir “eğer bu olursa - şunu yap” motorudur. Daha fazla bilgiyi buradan okuyabilirsiniz.
Temel olarak bir kural şunu söyler: “X gerçekleştiğinde - ve Y koşulları sağlandığında - Z işlemini yap”
Bazı güzel örnekler şunlardır:
- “Bir Talep geciktiğinde - yöneticiyi bilgilendir” (SLA politikaları için faydalıdır)
- “Yeni bir Talep oluşturulduğunda ve konu satırında ‘XYZ’ geçiyorsa - Talebi ABC kategorisine taşı”
- “Yeni bir Talep oluşturulduğunda ve Kategori XYZ ise - Talebi teknisyen John Doe’ya ata”
Her kural üç bölümden oluşur:
- bir
tetikleyici (trigger)- “yeni Talep oluşturuldu” veya “Talep gecikti” gibi - bir veya daha fazla Koşul - “Talep John’a atanmış” veya “Talep XYZ firmasından geliyor” gibi. Kullanılabilir “koşullar” listesi burada
- bir veya daha fazla İşlem - “Talebi kapat”, “yanıt ekle”, “e-posta gönder” gibi. Kullanılabilir “işlemler” listesi burada
Kullanılabilir tetikleyici türleri
isimsoftware Talep Sistemi Otomasyon kurallarındaki her tetikleyici türünün kısa açıklamaları:
- Talep oluşturuldu: Yeni bir Talep gönderildiğinde çalışır.
- Talep gecikti: Talebin son teslim süresi geçip çözülmediğinde tetiklenir.
- Talep 30 dakika veya daha uzun süre güncellenmedi: Talep 30 dakika boyunca işlem görmediğinde çalışır.
- Talep kapatıldı: Talep kapatıldığında çalışır.
- Talebe yeni yanıt eklendi: Talebe yeni bir yanıt eklendiğinde tetiklenir.
- Talep yeni kategoriye taşındı: Talep farklı bir kategoriye taşındığında çalışır.
- Talep bir teknisyene atandı: Talep bir teknisyene atandığında tetiklenir.
- Talep durumu değişti: Talep durumunda herhangi bir değişiklik olduğunda çalışır.
- Talep Önceliği değişti: Talebin öncelik seviyesi güncellendiğinde tetiklenir.
- Kullanıcıdan yeni yanıt: Talep sahibinden yeni yanıt geldiğinde çalışır.
- Talep yeniden açıldı: Daha önce kapatılmış bir Talep tekrar açıldığında tetiklenir.
- Talepte Özel alan değişti: Talep içindeki herhangi bir özel alan güncellendiğinde çalışır.
- Talep son teslim tarihi değişti: Talebin bitiş tarihi güncellendiğinde tetiklenir.
- Talebe etiket eklendi: Talebe etiket eklendiğinde çalışır.
- Talep silindi: Sistemden bir Talep kaldırıldığında tetiklenir.
- Talep memnuniyet puanı verildi: Talep sahibi memnuniyet değerlendirmesi yaptığında çalışır.
- Talep kopya olarak kapatıldı: Bir Talep başka bir Talebin kopyası olduğu için kapatıldığında tetiklenir.
- Talep konusu veya içeriği düzenlendi: Talep arayüzden veya API üzerinden düzenlendiğinde çalışır.
- Manuel tetikleme: Bu kural otomatik çalışmaz, başka bir kural tarafından manuel olarak tetiklenir.
Zamana dayalı tetikleyiciler hakkında not
Zamana dayalı otomasyon kuralları (“Talep gecikti” ve “Talep X saat boyunca güncellenmedi”) her Talep için SADECE BİR KEZ çalışır. Aksi halde sistem sürekli tekrarlar üretir. Örneğin gecikme uyarısı varsa, Talep kapanana kadar her saat tekrar tekrar uyarı gönderilirdi.
Çalışma sırası
Kurallar listede göründükleri sıraya göre çalıştırılır. Sıralamayı değiştirmek için sürükle-bırak kullanılabilir. Ayrıca “sonraki kuralları durdur” (abort further rules) aksiyonu da vardır.
Şunu unutmayın: Bir kural “kategori değiştir” gibi bir işlem yaparsa bu, “kategori değişti” kurallarını yeniden tetikler. Bu durum sonsuz döngülere neden olabilir. Sistem bazı güvenlik önlemleri içerir (kural kendini döngüsel olarak tetikliyorsa çalışmayı durdurur).
Otomasyon kuralları oluşturma hakkında önemli not
Otomasyon kuralları oluştururken aslında programlama dünyasına giriyorsunuz. Tetikleyiciler, koşullar ve aksiyonlar ile bir bilgisayar programı yazmış olursunuz. Bu kurallar başka kuralları tetikleyebilir ve karmaşık zincirler oluşturabilir.
Bu güçlü bir özellik olduğu için süreçleri büyük ölçüde otomatikleştirebilir. Ancak bu güç beraberinde ciddi sorumluluklar da getirir. Hatalar, beklenmeyen davranışlar ve hatta sonsuz döngüler oluşabilir.
Bu nedenle kuralları dikkatle oluşturmak, test etmek ve düzenli olarak kontrol etmek çok önemlidir.